Tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 2018/1050
Päivämäärä 20.11.2024

Rekisterin nimi
Rimbert - Apurahojen ja stipendien hakijarekisteri

Rekisterinpitäjä
Niilo Helanderin säätiö sr (Y-tunnus 1043242-1)
Pohjoinen Makasiinikatu 7 A 2
00130 HELSINKI

Henkilötietojen käsittelijä
Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. (2379356-8)
Yrjönkatu 27
00100 Helsinki

Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. käyttää seuraavia henkilötietojen käsittelijöitä:
- Amazon Web Services, sähköpostien lähettäminen hakujärjestelmään rekisteröityneille käyttäjille
- Trust Services ApS, henkilöiden tunnistautuminen myönnettyjen apurahojen ja stipendien maksatuspyynnön yhteydessä
- Hetzner Online GmbH, kaiken rekisterissä olevan tiedon säilyttäminen Hetznerin servereillä

Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Kristina Ranki
Tietosuojavastaava
kristina.ranki@niilohelander.net
Puh. +358 45 106 9990

Rekisterin tarkoitus (oikeutettu etu)
Tietojen käsittely rekisterissä perustuu oikeutettuun etuun. Henkilötietoja käsitellään Niilo Helanderin säätiön tavoitteen toteuttamiseksi. Tietoja, joiden käsittely sisältää erityisiä riskejä, kuten henkilötunnus tai pankkitilinnumero, käsitellään niin rajatussa määrin kuin mahdollista.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Apurahojen ja stipendien hakijoita koskeva rekisteri:
- Niilo Helanderin säätiölle osoitettujen apuraha- ja stipendihakemusten käsittely
Apurahojen ja stipendien saajia koskeva rekisteri:
- Apurahojen ja stipendien maksaminen, myönnettyjen apurahojen ja stipendien seuranta sekä tarvittavien ilmoitusten tekeminen viranomaisille myönnetyistä apurahoista ja stipendeistä.
Hakuprosessin yhteydessä hakijan antamaa palautetta koskeva rekisteri:

- Hakujärjestelmän käyttäjäystävällisyyden ja toimintojen kehittäminen
- Rekisterillä ei ole vaikutusta hakijan jättämien hakemusten käsittelyyn.

Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä säilytetään hakijasta tai hakijan yhteyshenkilöstä ensisijaisesti tietoja, jotka hakija on antanut.
Pakolliset henkilötiedot hakemuksen jättämiseksi:
- tiedot, joilla hakija tunnistetaan (esim. nimi, osoite, puhelin, sähköpostiosoite, henkilötunnus/y-tunnus)
Hakijan itsestään antamat tiedot hakemuksessa, esimerkiksi:
- matrikkeli tai ansioluettelo
- koulu- ja tutkintotodistukset
- työtodistukset
- muut asiakirjat ja tiedot, jotka hakija on liittänyt hakemuksensa tueksi
- mahdolliset suositukset, jotka on hankittu hakijan suostumuksella
- muut hakemusta varten tarvittavat tiedot.
Jos hakijalle myönnetään apuraha tai stipendi, sähköiseen rekisteriin tallennetaan lisäksi esimerkiksi seuraavat tiedot hakijasta:
- tilinumero
- tiedot apurahan tai stipendin maksatuspyyntöön ja maksutapahtumiin liittyen
- tiedot päätöksen ajankohdasta
- tiedot mahdollisista muutoksista apurahaan tai stipendiin tai niiden palautumiseen liittyen
- tiedot apurahan tai stipendin ilmoittamisesta Verohallinnolle sekä Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle
- tiedot sähköisestä tunnistautumisesta maksatuspyynnön yhteydessä
- apurahan tai stipendin saajan selvitys apurahan tai stipendin käytöstä.

Alle 15-vuotiaat henkilöt
Alle 15-vuotiaiden henkilöiden, jotka haluavat hakea apurahaa tai stipendiä, tulee pyytää vanhempiaan/huoltajiaan olemaan yhteydessä meihin ennen hakemuksen jättämistä.

Tietojen säilyttämisaika
Hakijan hakemukset ja tiedot säilytetään ikuisesti. Hakemusaineistolla on sekä myönteisten että kielteisten apuraha- ja stipendipäätösten osalta suurta kulttuurihistoriallista arvoa organisaation apuraha- ja stipenditoiminnan tutkimisen kannalta tulevaisuudessa ja aineisto antaa rahastolle myös mahdollisuuden arvioida apurahojen ja stipendien vaikuttavuutta sekä kehittää apuraha- ja stipenditoimintaa.

Henkilötietojen säännönmukainen luovutus
- Hakemuksia käsittelevät Niilo Helanderin säätiön henkilöstö, luottamushenkilöt sekä ulkopuoliset asiantuntijat.
- Kaikilla henkilöillä, joilla on pääsy tietoihin, on salassapitovelvollisuus.
-Hakemuksia arvioivilla henkilöillä on rajattu pääsy vain siihen aineiston osaan, jonka he tarvitsevat voidakseen toteuttaa työtehtävänsä. Oikeus päästä tietoihin on rajattu ajallisesti siten, että henkilöt eivät pääse tietoihin enää tehtävänsä päättymisen jälkeen.
- Oikeus nähdä ja päivittää henkilötietoja on rajattu sekä henkilöiden osalta että ajallisesti rekisterinpitäjän sisäisten, keskitetysti hallinnoitujen oikeuksien kautta.
-Tietoja voidaan tietosuoja-asetuksen ja muun tietosuojalainsäädännön perusteella luovuttaa lähinnä seuraaville tahoille:
o Maatalousyrittäjien eläkelaitos
o Verohallinto
- Myönnettyjen apurahojen ja stipendien osalta tietoja voidaan luovuttaa (kielteisiä päätöksiä ei julkaista):
o julkaisuihin
o verkkosivuille
o sosiaaliseen mediaan
-Tietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa muille rahastoille ja säätiöille tiedonvaihdon edistämiseksi.

Tietojen luovuttaminen Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle
- Tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolisille maille.

Apuraha- ja stipendipäätösten ja henkilötietojen julkaisemista koskevat periaatteet
Rekisterinpitäjä julkaisee seuraavat tiedot kaikista apurahojen ja stipendien saajista:
- nimi
- myönnetyn apurahan tai stipendin käyttötarkoitus
- kotipaikkakunta
- apurahan suuruus
- päätöspäivämäärä
- toiminta-alue

Päätös tietojen julkaisemisesta perustuu tavoitteeseen ylläpitää julkista luottamusta apuraha- stipendijärjestelmään sekä välttyä päällekkäisyyksiltä koskien apurahojen ja stipendien myöntämistä erityisiin tarkoituksiin.
Rekisterinpitäjä suojaa hakijoiden, asiantuntijoiden ja suosittelijoiden oikeutta yksityisyyteen eikä näin ollen luovuta hakemuksia koskevia lausuntoja.

Rekisterisuojan periaatteet
- Hakemusten ja tietojen käsittelyssä huolehditaan siitä, että hakijoiden yksityiselämää ei tarpeettomasti loukata. Aineistoa käsittelevät vain henkilöt, joiden työtehtävä vaatii sitä. Käsittelyyn osallistuvilla henkilöillä on salassapitovelvollisuus.
- Rimbert on apuraha- ja stipendihakemusten käsittelyjärjestelmä, jota ylläpitää ja jonka oikeudet omistaa Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. Niilo Helanderin säätiöllä on sopimukseen perustuva oikeus käyttää ohjelmaa. Ohjelman käyttöoikeus ei kata oikeutta ohjelman koodiin eikä myöskään oikeutta luovuttaa kolmannelle osapuolelle ohjelman käyttöoikeutta. Käyttöoikeus ei myöskään sisällä oikeutta tehdä muutoksia ohjelmaan.
- Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. suojaa hakemukset, tiedot ja hakemusten liitteet ulkopuolisilta.
- Hakijan yhteys apuraha- ja stipendihakemusten käsittelyjärjestelmän verkkopalveluun on suojattu SSL-salauksella, josta Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. vastaa.
- Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. on tehnyt sopimuksen Hetzner Online GmbH kanssa, joka vastaa palvelusta. Rekisteriä säilytetään Hetzner Finland Oy pilvipalvelussa. Sekä Hetzner Online GmbH että Hetzner Finland Oy ovat ISO27001-sertifioituja, mikä todistaa, että he ovat luoneet ja ottaneet käyttöön asianmukaisen tietoturvan hallintajärjestelmän (ISMS). Hallinnollisella salasanalla suojattu pääsy rekisteriin on vain Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. nimetyillä henkilöillä.

Automaattinen käsittely
Emme hyödynnä automatisoituja päätöksentekoprosesseja.

Oikeus omien tietojen tarkistamiseen
- Jokaisella on oikeus tarkistaa, onko heistä tietoja Niilo Helanderin säätiön rekisterissä.
- Jokaisella on oikeus tarkistaa omat tietonsa rekisterissä.
- Pyyntö saada tiedot tulee tehdä kirjallisesti ja sen tulee olla tietoja pyytävän henkilön allekirjoittama. Hakujärjestelmän käyttäjä voi myös kirjautua sisään käyttäjätililleen ja ladata itse kaiken tiedon, joka tilin yhteyteen on tallennettu (”Henkilötiedot” kohdassa).
- Rekisterinpitäjällä on oikeus pyytää pyynnön jättänyttä henkilöä todistamaan henkilöllisyytensä.
- Rekisterinpitäjä suojaa hakijoiden, asiantuntijoiden ja suosittelijoiden yksityisyyttä eikä näin ollen luovuta hakemuksia koskevia lausuntoja.
- Pyyntöön vastataan kuukauden sisällä sen esittämisestä.
- Pyyntö tulee lähettää osoitteeseen:
Niilo Helanderin säätiö
Tietosuojavastaava Kristina Ranki
Pohjoinen Makasiinikatu 7 A 2
00130 HELSINKI

Oikeus tietojen oikaisemiseen
- virheellinen tieto rekisterissä on oikaistava rekisteröidyn yksilöityyn pyyntöön perustuen
- pyyntö tulee lähettää osoitteeseen kristina.ranki@niilohelander.net 

Vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä hakemuksen yhteydessä, mutta tällöin hakemuksen käsittely keskeytetään.

Oikeus vaatia tietojen poistamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen poistamista, jos:
- hän vastustaa käsittelyä eikä tietojen käsittelyyn ole oikeutettua tai oikeudellista perustetta jatkossa
- tietojen käsittely on lainvastaista.
Lainsäädännöllisesti Niilo Helanderin säätiö on monessa tapauksessa velvollinen säilyttämään henkilötietoja esimerkiksi lakisääteisen velvollisuuden toteuttamiseksi tai lakiin perustuvien vaateiden hoitamiseksi.

Oikeus tietojen siirtämiseen
Rekisteröidyllä ei ole oikeutta saada tietojaan siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle.

Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittely on EU:n tietosuoja-asetuksen vastaista.